Een opmerking die we vaak van klanten horen is: "Het opslaan van mijn bestanden in de cloud is toch voldoende en veilig?". Ons antwoord: Ja, maar toch zitten er nogal wat haken en ogen aan. Het is namelijk niet zo dat je verwijderde bestanden onbeperkt worden bewaard in Sharepoint, Exchange of Onedrive. Microsoft geeft dit zelf ook aan. Daarom is het van groot belang om back-ups te maken van je Microsoft 365 data.
Mogelijkheden van Microsoft
Microsoft biedt ook opties als het aankomt op back-ups. Maar toch is het niet helemaal wat je zou verwachten van een back-up oplossing. Ze werken namelijk met een soort 'mirror'. Dit betekent dat het gehele systeem continu wordt gekopieerd of gespiegeld naar andere systemen. Zo kan er direct worden overgeschakeld naar de 'mirror' in het geval dat er iets niet goed zou gaan. Hier merk jij zelf uiteraard niks van.
Dit is echter geen echte back-up methode. Doordat er continu een spiegeling wordt gemaakt van je data, gebeurt het ook dat er foutieve of verwijderde data wordt gekopieerd. Dat is het zwakke punt aan deze methode. De 'mirrors' dienen vooral om de systemen stabiel door te laten draaien, niet zozeer om jouw data veilig te stellen. Dat blijft hierbij je eigen verantwoordelijkheid. Microsoft heeft echter wel de mogelijkheid om je data te bewaren.
Back-ups, recycle bin en versioning
Microsoft 365 ken een viertal methodes om data veilig te stellen:
- De back-up methode die Microsoft zelf maakt
- Het recycle bin proces
- Retentie
- Versioning
Back-ups van Microsoft
Deze methode is voornamelijk ingericht door Microsoft met als doel hier zelf gebruik van te kunnen maken in geval van problemen. Elke 12 uur wordt er een bak-up gemaakt van de complete omgeving met een retentietijd van 14 dagen. Omdat het een recovery van een gehele omgeving betreft, moet de 'restore' aangevraagd worden bij de support afdeling van Microsoft en dat is niet wat je wilt. Je hebt hierdoor geen controle wanneer het herstel wordt uitgevoerd. Daarbij komt dat het niet gratis is en omdat het een ingewikkeld proces is, kun je er zomaar een paardagen op moeten wachten. Een Microsoft back-up maken kan dus maar tot 14 dagen terug en kan enkele dagen in beslag nemen.
Het recycle bin proces
Als je bestanden weggooit, worden ze opgeslagen in de bekende recycle bin. Naast deze standaard recycle bin heeft Microsoft nog een tweede recycle bin. De eerste die we kennen is de 'deleted items folder'. De tweede is de 'recoverable items'. In de eerste recycle bin kunnen bestanden voor onbeperkte tijd worden opgeslagen. In de tweede bin worden bestanden na 30 dagen definitief verwijderd.
Sharepoint heeft eenzelfde indeling. De primaire bin heet hier 'first stage recycle bin', waarin bestanden ook voor onbeperkte duur kunnen worden opgeslagen. De tweede bin heet vanzelfsprekend een 'second stage recycle bin'. Hier worden bestanden na 93 dagen definitief verwijderd.
Mocht het nu voorkomen dat je je date helemaal kwijt bent, kun je nog een poging doen om een support ticket aan te maken bij Microsoft. Echter dien je hier een zeer specifieke zoekopdracht op te geven. Is het niet specifiek genoeg of wijkt je benaming iets af, ben je definitief je bestand(en) kwijt.
Retentie
Binnen Microsoft 365 kun je voor je e-mail en Sharepoint gebruik maken van retentie, mits je een E3, E5 of een Exchange Online abonnement hebt. Let op: dit geldt dus niet voor de populaire abonnementen Microsoft 365 Standaard of Business Premium. Bij retentie kun je ook maar één versie van je bestand opslaan. Daarbij is het heel gevoelig. Zo kan je data-versie al worden verwijderd bij het aanbrengen van één wijziging. De nieuwe versie blijft dan bestaan maar je vorige is weg. Ook wordt er periodiek gecontroleerd of je data moet worden behouden of niet. Als je dit zelf niet goed in de gaten houdt, wordt je date definitief verwijderd.
Versioning
Bij deze back-up vorm worden van verschillende versies van dezelfde data back-ups gemaakt. In tegenstelling tot retentie kunnen hierbij eerdere versies van je data worden teruggezet in het geval van gegevensverlies.
In Microsoft zit er standaard geen mogelijkheid om een herstel uit te voeren van ransomware. Bij e-mail kan alleen een datum selectie worden gemaakt van de datum waarop de e-mail is gemaakt.
Bij Sharepoint kan juist alleen per bestand een herstel worden uitgevoerd. Eventueel kan ook een complete omgeving hersteld worden met een script. Ook dit is complex en risicovol. Kies dus goed of je per bestand wilt herstellen of heel je omgeving. Als je alleen bepaalde mappen wilt terugroepen, heb je dus weinig aan deze vorm van een back-up.
Redenen om te kiezen voor een cloud-to-cloud back-up.
Hierboven heb je kunnen lezen wat de Microsoft 365 back-up oplossingen zijn. Maar als we eerlijk zijn, kunnen we gerust zeggen dat deze vaak te kort schieten en bovendien te ingewikkeld zijn om je data in elke situatie veilig te stellen.
De voordelen van een cloud-to-cloud back-up oplossing zijn:
- Toegang tot je data, ook als er problemen bij Microsoft zijn.
- Je kunt data herstellen als je een corrupte file of mailbox hebt.
- Het is voor veel organisaties een vereiste op basis van wet- en regelgeving.
Daarnaast ben je nu niet afhankelijk van één partij. Dit scheelt veel frustraties. Een derde partij kan altijd aangeven of een back- up goed geregeld is en er zijn verborgen gebreken.
Een belangrijke reden om te kiezen voor een 3rd party oplossing is de retentieperiode, oftewel hoe lang je bestanden bewaard worden. Dit is bij Microsoft beperkt tot 30 of 93 dagen. Bij een externe partij heb je hier vaak veel meer mogelijkheden in. De retentieperiode bij Microsoft is wel te verlengen via een E3 of E5 abonnement maar dit is altijd duurder dan een Business Premium in combinatie met een 3rd party oplossing.
Maar misschien wel de belangrijkste reden is de afhankelijkheid van Microsoft. Als er bij Microsoft een groot probleem plaatsvindt, zou het kunnen zijn dat je back-up bij Microsoft niet bereikbaar is. Daarnaast zijn de Microsoft back-up oplossingen niet gemaakt om ook echt een back-up mee uit te voeren. Het is dus vaak onduidelijk wat er wel en niet mogelijk is en heb je dus nooit de garantie die je wilt hebben.
Een cloud-to-cloud oplossing in dus niet alleen beter en stabieler, het is ook nog eens goedkoper!
Benieuwd naar onze cloudmogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
